HUISHOUDELIJK REGLEMENT Paulus koor
Vastgesteld d.d. 19-9-2019
Artikel 1. Dit Huishoudelijk Reglement is een aanvulling op de statuten van de vereniging, genaamd Pauluskoor, opgericht d.d. 27-8-2015. De vereniging is een onafhankelijke vereniging.
Artikel 2. Leden van de vereniging worden naar aanleiding van een stemtest onderverdeeld in sopranen, alten, bassen en tenoren.
Artikel 2.1. . Een kandidaat-lid mag een maand op proef mee doen met de repetities , zonder contributie te betalen.
Artikel 2.2 Na een proefmaand zal de dirigent , in het bij zijn van een bestuurslid, een stemtest houden en aangeven of een kandidaat-lid over voldoende zang mogelijkheden beschikt om toe te treden tot het koor.
Artikel 2.3. Het hele koor ondergaat een stemtest om de twee jaar. De stemtest heeft tot doel, om de kwaliteit van het koor te waarborgen.
Artikel 3. Mocht een lid de repetitie niet bij kunnen wonen, wordt men geacht zich af te melden bij het bestuurslid dat voor de communicatie zorgt.
Artikel 3.1. Van de koorleden wordt verwacht dat zij zich optimaal voor het koor willen inzetten bij het aan gaan van het lidmaatschap. Er wordt verwacht dat zij bij de repetities en studiedagen aanwezig zijn , thuis oefenen en mee doen aan de concerten en uitvoeringen. Vooral de aanwezigheid bij generale repetities voor een concert is dringend gewenst. Tijdens de repetities wordt een presentielijst bij gehouden.
Artikel 3.2. De dirigent waarborgt de kwaliteit van het koor. De dirigent bepaalt de indeling van de verschillende partijen in het koor. Om de kwaliteit van de uitvoering tijdens een concert te waarborgen kan de dirigent in de aanloop naar een concert besluiten dat een koorlid niet mee kan doen.
Artikel 4. De contributie wordt per kwartaal betaald . De betaling dient uiterlijk halverwege de tweede maand van het kwartaal betaald te worden. Het lid is verantwoordelijk voor tijdige betaling.
Artikel 5. Het bestuur bestaat minimaal uit een voorzitter, penningmeester en secretaris. Het bestuur bestuurt en vertegenwoordigt de vereniging. Het bestuur neemt bestuursbesluiten. Het bestuur stelt zo nodig commissies aan, ter ondersteuning van projecten, uitvoeringen en concerten.
Artikel 5.1. Taken voorzitter. De voorzitter is belast met de leiding van de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergaderingen. Bij afwezigheid wordt de voorzitter vervangen door de secretaris. Verder heeft de voorzitter tot taak het eerste aanspreekpunt zijn voor leden ; leiding geven aan het bestuur; het voeren van het dagelijks beheer van de vereniging, samen met de overige leden van het bestuur ; het vertegenwoordigen van de vereniging ; het coördineren van de activiteiten en werkzaamheden van de overige bestuursleden en commissies die ad hoc in het leven zijn geroepen; het uitvoeren en bewaken van de afgesproken besluitvormingsprocedures en adequate communicatie met alle betrokkenen omtrent ontwikkelingen en genomen besluiten; het toezicht houden op een correcte uitvoering van de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging ; het opstellen van een beleidsplan in samenwerking met de penningmeester en de secretaris en het jaarlijks herzien voorafgaande aan de ledenvergadering; het contact met de dirigent.
Artikel 5.2. Taken secretaris. De secretaris is belast met het bijeenroepen van de algemene ledenvergaderingen en bestuursvergaderingen. Hij/zij is belast met het verzorgen van agenda en de notulen van elke vergadering. Bij afwezigheid wordt de secretaris vervangen door de penningmeester. Verder heeft de secretaris tot taak het verzorgen van de correspondentie, de ledeninschrijving en de ledenadministratie van de vereniging, alsmede het adressenbestand van oud-leden en donateurs ; het ontvangen van alle binnenkomende post en het behandelen hiervan ; het archiveren van, voor de vereniging, relevante documenten ; het bijhouden van de presentielijst van alle officiële ledenvergaderingen; het uitbrengen van het jaarverslag op de algemene ledenvergadering; het maken van notulen van gehouden bestuursvergaderingen.
Artikel 5.3. Taken penningmeester. De penningmeester is belast met de financiële administratie en financiële handelingen van de vereniging. Op de algemene ledenvergadering brengt hij/zij verslag uit over het afgelopen verenigingsjaar, waaronder de balans van dat jaar, en presenteert de begroting van het volgende jaar. Bij afwezigheid wordt de penningmeester vervangen door de voorzitter. Verder heeft de penningmeester tot taak: het bespreken van alle uitgaven met de overige bestuursleden; het uitvoeren van betalingen; het beoordelen of betalingen en declaraties binnen de begroting vallen ; het contact hebben met sponsoren en subsidieverstrekkers.
Artikel 5.4. Overige taken bestuur. Binnen het bestuur worden in overleg de volgende taken verdeeld: promotie van eigen concerten en het doen verschijnen van artikelen over optredens in de plaatselijke en regionale bladen; het onderhouden van een website (doel website: ondersteuning promotie concerten, ondersteuning van informatie aan de leden en ondersteuning bij instuderen repertoire); het beheren Lief & Leed pot (doel: namens het koor een kaartje of bloemetje sturen aan de leden in vrolijke en moeilijke omstandigheden) ; leden werven – organiseren/regelen van optredens in overleg met de dirigent.
Artikel 5.5. Het bestuur kan een commissie formeren van koorleden, die behulpzaam zijn met de voorbereiding van een concert of musical. De commissie ondersteunt het bestuur, zodat grotere projecten uitgevoerd kunnen worden.
Artikel 6. Leden worden geacht om agendapunten voor de algemene ledenvergadering schriftelijk en minimaal twee weken voor de vergadering in te brengen.